勤怠の日次アラートは自動にできる?打刻漏れ・深夜と休日・月の途中の残業を毎朝知らせる仕組み(サンプル付き)

勤怠のシステムを毎朝開いて、打刻漏れや深夜の勤務、残業の多い人を目で探している労務の担当者に向けた記事です。前の日までの勤怠を毎朝読み込み、打刻漏れは本人に、残業は本人と上司に、深夜・休日の勤務は担当者に知らせる仕組みを、Googleのスプレッドシートで動くサンプルと一緒に紹介します。毎日見るのは、懸念のある内容だけです。

毎日見るのは、懸念のある内容だけ

毎日見るものと、知らせる相手は次のとおりです。本人が直せるものは本人に、業務の調整が要るものは上司にも、会社として判断するものは担当者に、と分けると、届いた人が次にやることがはっきりします。

勤怠の自動化は、3つの時点に分けると考えやすくなります。毎日(この記事)は打刻漏れや月の途中の残業、月の締めでは未申請や未承認の催促、締めのあとは確定したデータで36協定の回数や月80時間超を見ます。

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打刻漏れは、翌朝の業務開始の直後に本人へ

見るのは、前の営業日から昨日までの分です。月曜の朝なら、金曜・土曜・日曜の3日分を見ます(土日は休日出勤の確認のため)。勤務日なのに出勤か退勤が空欄の日があれば、本人に「この日の打刻が入っていません」と送ります。今月のまだ直っていない日もまとめて書くので、前に知らせた日が残っていれば、毎朝同じメールが届きます。有給や欠勤など、休みの区分の日は対象から外します。

上司には送りません。打刻を直すのは本人で、上司に届いても次にやることがないからです。どうしても直さない人には、労務から上司に声をかけます。担当者が毎朝のまとめを受け取っているのは、そのためです。打刻の記録は、会社が労働時間を客観的に把握するための土台でもあります(労働時間の適正な把握のためのガイドライン)。締めの日にまとめて直すより、翌朝に直してもらうほうが、本人も覚えていて正確です。

深夜・休日の勤務は、担当者が毎朝まとめて見る

深夜の勤務(22時から翌朝5時まで)と休日の出勤は、本人や上司ではなく、担当者あてのまとめに載せます。事前の申請が要る会社なら、勤怠のデータの「申請」の列と突き合わせ、申請がない勤務に印を付けます。申請がない勤務があれば、担当者が上司に事情を聞く、という流れにすると、会社の決まりが形だけになりません。

注意管理監督者も、深夜の割増賃金は払う必要があります。サンプルでは、管理監督者は残業の対象から外し、深夜の勤務はまとめに載せます。

月の途中の残業は「実績のライン」と「月末の見込み」で見る

実績のライン(月45時間の原則など)は、時間外労働だけで見ます。一方、36協定の特別条項で決める1か月の時間は、時間外労働と休日労働を合わせた時間です(100時間未満に限られます)。そのため、特別条項に向けた見込みは、休日労働も足して出します(厚生労働省「時間外労働の上限規制」の解説資料)。

月末の見込みは、「ここまでの時間外労働と休日労働 ÷ 過ぎた営業日 × その月の営業日」で出します。月初は数日の残業でぶれが大きいので、サンプルでは5営業日が過ぎてから出します。

知らせるのは、同じ種類につき月に1回です。毎朝同じ人に届くと、読まれなくなるからです。実績のラインと見込みが同じ日にそろったときは、1通にまとめます。特別条項の時間をすでに超えた人は、本人や上司には自動で送らず、担当者あてのまとめにだけ載せます。会社としてどう対応するかは、人が決めることだからです。締めのあとに確定したデータで回数や上限を見るのは、確定データのアラートの役目です。

データは「1人1日1行」で置く

サンプルが読むのは、勤怠システムから出した今月の日別のデータです。1人1日1行で、次の列があれば動きます。列の名前は、設定で自社のシステムに合わせられます。

残業時間の列がないときの数え方は、1日単位の簡単な計算です。休日出勤の日の勤務は休日労働として別に数え、実績のラインには入れず、特別条項の見込みには足します。ただ、法定休日でない休みの日(土曜など)の出勤や、週40時間を超えた分は本来は時間外労働になりますが、この計算では区別できません。正確に見るなら、勤怠システムの残業時間と休日労働時間の列を使うのが確実です。

データは、毎朝シートに貼り替えるか、Googleドライブのフォルダに置いたCSVを自動で読ませます。勤怠システムからデータを自動で取り出す方法は、次の記事にまとめています。取り出したデータを「日別の勤怠」に置けば、あとはこのサンプルが毎朝読みます。

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サンプルの使い方

1. 準備するコピーしたスプレッドシートのメニュー「日次アラート」→「① 準備」を押します。最初に権限の承認を求められます。
2. 設定を合わせる「設定」シートで、毎朝送る時刻(業務開始の直後)、休みの曜日、1日の所定労働時間、残業のライン、特別条項の時間を自社に合わせます。祝日は自動で休みになり、年末年始などは「会社の休日」シートに入れます。
3. 名簿とデータを入れる「名簿」に社員番号・氏名・メール・上司を、「日別の勤怠」に今月のデータを入れます。試すだけなら、メニューの「テスト用のデータを入れる」で架空の8人のデータが入ります。
4. 試してから毎朝にする「② 今日のアラートを作る」を押し、「送信の記録」で宛先と文面を確かめます。テストモードを「自分あて」にすると、すべて担当者に届きます。問題なければ「毎朝の自動の送信を始める」を押します。

テストのあとは、「送信の記録」の行を消してから本番にします。残業の知らせを月に1回にするために、この記録を使っているからです。

Microsoftの環境で組む場合

Microsoft 365の会社なら、勤怠のデータをSharePointかOneDriveのフォルダに置き、Power Automateで毎朝の流れを組めます。見るもの(打刻漏れ・残業・深夜と休日)と知らせる相手の分け方は、Googleでも同じです。通知をメールではなくTeamsやSlackに送る場合も、本人だけに届くもの、上司と共有するもの、担当者がまとめて見るものを分けておくと、通知が埋もれにくくなります。

自社の勤怠システムに合わせて日次のアラートを作りたい、という相談は、お問い合わせから「仕組みづくりの相談」を選んで送ってください。ほかの会社にも役立ちそうな内容は、記事で取り上げます。