就業規則はどう作り、どう直す?ひな形の見直しから意見聴取・届出・周知、テレワークの規程まで

就業規則をひな形のまま使っている、または作ってから一度も見直していない会社の担当者・経営者に向けて、就業規則の作り方と直し方をまとめた記事です。書かなければならない項目、ひな形で見直すところ、変えるときの意見聴取・届出・周知の手順、従業員に不利益な変更の考え方、テレワークの規程までを、実務の順番で整理します。

就業規則の実務の全体像

就業規則は、労働時間・賃金・休暇・退職などの職場のルールを、会社が文書で定めたものです。常時10人以上の労働者を使う事業場では、作成して労働基準監督署に届け出ることが労働基準法で義務になっています。10人には、正社員だけでなくパートやアルバイトも含みます。

作るときも直すときも、流れは同じです。

1. 今の規則と運用のずれを洗い出す規則に書いてあることと、実際の運用が違う箇所を拾います。
2. 何をどう変えるかを新旧対照表にまとめる条文の言葉より先に、変更前と変更後、変える理由を表にします。
3. 条文に落とす新旧対照表をもとに、規則の文言にします。
4. 過半数代表の意見を聴く労働者の過半数で組織する労働組合、ない場合は過半数代表者の意見を聴き、意見書をもらいます。
5. 労働基準監督署に届け出る就業規則(変更)届に、意見書と規則を付けて出します。電子申請もできます。
6. 従業員に周知するいつでも見られる状態にします。周知していない規則は、従業員の労働条件として扱えません。

会社の規模で変わるのは、作成と届出の義務があるかどうかです。義務は会社全体ではなく、事業場(支店・店舗・工場など)ごとに数えます。

作成・届出・周知を怠ると、30万円以下の罰金の対象になります。ただ実務で困るのは罰則より、ルールの根拠がないことです。懲戒や休職の扱いは就業規則に書いてあることが前提になるので、書いていなければ、問題が起きたときに会社は手を打てません。

必ず書くことと、決めたら書くこと

就業規則に書く項目は、労働基準法89条で決まっています。必ず書く「絶対的必要記載事項」と、その制度を設けるなら書く「相対的必要記載事項」があります。

就業規則は、個別の雇用契約より下に置くことはできません。就業規則で決めた基準を下回る労働条件を契約で決めても、その部分は無効になり、就業規則の基準が適用されます。逆に、周知していて内容が合理的な就業規則は、従業員一人ひとりの労働条件になります。入社のときに渡す労働条件通知書とのつながりは、次の記事で説明しています。

詳しく読む入社手続きは何をいつまでに?内定から試用期間まで、労働条件通知書兼雇用契約書で回す段取り

ひな形をそのまま使わない

厚生労働省の「モデル就業規則」や市販のひな形は、作るときの土台として役に立ちます。けれど、どの会社にも当てはまるように書かれているため、そのままでは自社の運用と合わない箇所が必ず残ります。

ひな形をもとにした規則で、運用とずれやすいのは次のような項目です。年に1度など時期を決めて、運用と照らし合わせます。

• 始業・終業の時刻や休憩が、実際のシフトや勤務の形と合っているか
• 賃金の締め日・支払日、手当の名前と支給の条件が、給与計算ソフトの設定と合っているか
• 賞与・退職金を「支給する」と言い切っていないか(業績や制度の実態に合わせて書いているか)
• 試用期間の長さと延長の有無が、実際の運用と合っているか
• 休職の期間・回数・復職の手続きを、自社で運用できる形で書いているか
• 副業・兼業、テレワークなど、今の働き方のルールが入っているか
• パートやアルバイトにどの規定を適用するかが、はっきりしているか

特に気をつけたいのが、会社が意図していない有利な条件です。たとえば賞与を「年2回支給する」と書くと、業績が悪い年でも払う約束として読まれかねません。一度書いた有利な条件を後から下げるのは、後で説明する不利益変更になり、簡単にはできません。

変えるときは新旧対照表から

新旧対照表は、次のような形で作ります。変える理由の列を入れておくと、意見聴取や従業員への説明で何度も聞かれる「なぜ変えるのか」に答えられます。

注意上の休職期間のように、従業員にとって不利になる変更は、意見聴取と届出だけでは足りません。次の節の不利益変更の考え方に沿って進めます。

意見聴取・届出・周知の手順

条文ができたら、届出までの手続きに入ります。従業員が10人以上の事業場では、変更のたびに必要です。

1. 過半数代表者を選ぶ労働者の過半数で組織する労働組合がなければ、過半数代表者を選びます。管理監督者ではない人を、意見を聴く代表を選ぶと明らかにしたうえで、投票や挙手などで選びます。会社が指名した人は代表者になれません。
2. 新旧対照表と規則案を渡して意見を聴く代表者に意見書を書いてもらいます。必要なのは意見を聴くことで、同意までは求められていません。反対の意見が書かれていても届出はできます。
3. 届け出る就業規則(変更)届・意見書・就業規則(変更箇所)を、事業場を管轄する労働基準監督署に出します。e-Govの電子申請なら窓口に行かずに済み、複数の事業場の分を本社からまとめて出すこともできます。
4. 周知する職場の見やすい場所に掲示する、書面で渡す、社内のシステムやフォルダでいつでも見られるようにする、のいずれかで周知します。新旧対照表を添えて説明すると、何が変わったかが伝わります。

パートや有期の従業員に関わる規定を作ったり変えたりするときは、パート・有期の従業員の過半数を代表する人の意見も聴くよう努めることが、パートタイム・有期雇用労働法で決まっています。2026年10月1日からは、この代表者についても、管理監督者でないこと、投票や挙手などで選ばれた人であることが指針で示されました。あわせて、代表者として正当な行為をしたことを理由に不利益な扱いをしないこと、代表者が事務を進められるよう必要な配慮(事務スペースや機器の提供など)をすることも、会社に求められています。

不利益に変えるときの考え方

賃金を下げる、休職期間を短くするなど、従業員にとって不利になる変更を、会社が一方的に就業規則で行うことは原則できません(労働契約法9条)。例外として、変更後の規則を周知し、変更が合理的なものであれば、同意しない従業員にも効力が及びます(同10条)。合理的かどうかは、次の事情を総合して判断されます。

• 従業員が受ける不利益の程度
• 労働条件を変える必要性
• 変更後の就業規則の内容の相当性(経過措置や代わりの措置があるかなど)
• 労働組合や従業員との話し合いの状況
• その他の事情

実務では、合理性だけに頼らず、次の順で進めるのが安全です。

1. 変える必要性を数字や事実で整理するなぜ今変えなければならないのかを、新旧対照表の理由の列とあわせて説明できるようにします。
2. 不利益を小さくする手を考える何年かかけて段階的に変える、対象者に代わりの手当を出すなどの経過措置を検討します。
3. 対象者に説明する一人ひとりに、何がどれだけ変わるのかを具体的に示して説明します。
4. 同意を書面でもらう内容を理解したうえでの同意であることが分かるよう、説明した資料とあわせて書面で残します。

賃金や退職金の大きな引き下げは、争いになったときに合理性が認められにくい変更です。進める前に、社会保険労務士や弁護士に相談することを勧めます。なお、パートと正社員の待遇差をなくすときに正社員の待遇を下げる方法は、ガイドラインで望ましくないとされています。待遇差の考え方は次の記事にまとめています。

詳しく読むパートと正社員の待遇差はどこまで許される?手当ごとの判断表と、説明を求められたときの答え方

テレワークの規程で決めること

テレワークのルールは、労使で話し合って決め、就業規則(またはその一部となるテレワーク規程)に定めて周知しておくことが望ましいとされています。なかでも、次の2つは就業規則に書かなければなりません。

• 情報通信機器や作業用品などの費用を従業員に負担させる場合は、その定め(労働基準法89条5号)
• テレワークをする人の社内教育や研修制度を定める場合は、その定め(同7号)

厚生労働省のテレワークのガイドラインを踏まえると、規程で決めておくことは次のとおりです。

テレワークの人に、労働時間を実際の時間ではなく所定の時間とみなす「事業場外みなし労働時間制」を使えるのは、パソコンなどが会社の指示で常に通信できる状態に置かれていないこと、会社から随時具体的な指示を受けて仕事をしていないこと、の2つを満たす場合だけです。チャットにすぐ返事をする前提で働いている人には当てはまらないので、原則どおり勤怠管理システムなどで時間を把握します。在宅勤務の通信費や電気代を会社が負担するときの税の扱いは、国税庁のFAQにまとまっています。

就業規則を扱えるようになるには

担当者として最初に押さえるなら、変更の相談が多い分野からがお勧めです。待遇差、副業・兼業、業務委託のルールは、それぞれ次の記事で、就業規則とあわせて決めることを整理しています。

詳しく読む副業・兼業を認めるなら何を決める?申請と許可のライン、労働時間の通算と社会保険の扱い 詳しく読む業務委託と雇用の違いは?雇用とみなされない線引きと、フリーランス法で発注側がやること

制度の中身は、次の一次情報で確かめられます。ひな形と作り方は厚生労働省のモデル就業規則について、電子申請は労働基準法などの電子申請の案内(リーフレット)、パート・有期の過半数代表者の要件はパートタイム・有期雇用労働者に関するルールが変わります(令和8年10月1日施行)、テレワークの規程はテレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン、在宅勤務の費用の税の扱いは国税庁の在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ(源泉所得税関係)にあります。不利益変更など個別の判断に迷うときは、社会保険労務士や労働基準監督署に確認するのが確実です。

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