残業と36協定の実務は?協定の結び方・届け出から、上限を守る月の途中の確認まで

社員に残業や休日出勤をしてもらう会社が、毎年・毎月やるべきことをまとめた記事です。36協定の結び方と届け出方、残業時間の上限、月の途中で超えそうな人を止める仕組み、管理監督者の扱いまで、「問題が起きてから慌てない」ための回し方を整理します。

1. 起算日を決める最初の1回繁忙期が1年の前半に来るように、協定の期間の始まりを決めます。
2. 過半数代表者を選び、協定を結ぶ起算日の1〜2か月前残業の上限時間や、特別条項を使う場面を決めて協定を結びます。
3. 労基署に届け出る起算日の前日までe-Govの電子申請で届け出ます。届け出た日から効力が出ます。
4. 月の途中で残業時間を確かめる毎月勤怠を毎日つけてもらい、上限に近い人を月の途中で見つけて止めます。
5. 次の協定に向けて見直す期間の終わりの前1年の実績を見て、上限時間や特別条項の設定を見直します。

36協定がないと、残業させた時点で違反

労働時間は、法律で1日8時間・週40時間まで、休日は週1日(または4週4日)と決まっています。これを超えて働いてもらう、または法定の休日に働いてもらうには、労働者の代表と「時間外・休日労働に関する協定」(労働基準法36条にもとづくので36協定と呼びます)を結び、労働基準監督署に届け出ておく必要があります。

協定を結んでいても、届け出ていなければ残業させることはできません。届け出ていないまま1時間でも残業させれば、その時点で違反です。

残業時間の上限

36協定を結んでも、残業させられる時間には上限があります。上限を超えられるのは、臨時的な特別の事情がある場合に「特別条項」を付けたときだけで、その場合にも超えてはいけない線があります。

最後の行の100時間・80時間は、特別条項を付けていない会社にもかかります。時間外労働は月45時間以内に収まっていても、法定休日の出勤が重なると超えることがあるので、休日労働の時間も合わせて見ておきます。

1年単位の変形労働時間制をとる場合の原則は月42時間・年320時間です。上限を超えて働かせた場合は、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金の対象になります。

現場の考え方としては、特別条項を付けるなら、上限時間は月80時間未満で設定することをおすすめします。特別条項なしの範囲で収まるのが一番ですが、万が一に備えて付ける場合でも、いわゆる過労死ラインを越える時間を書くべきではありません。「特別条項だから何時間でも書いていい」わけではない、ということです。

起算日は繁忙期が前半に来るように決める

36協定の対象期間は1年間で、いつから始めるか(起算日)は会社が自由に決められます。4月始まりにしている会社が多いのですが、必ずしもそうする必要はありません。

起算日を考えるときの軸は、繁忙期の位置です。繁忙期が協定の期間の終わり近くに来ると、最後の追い込みの時期に、特別条項を使える回数をすでに使い切っていて残業できない、ということが起こりえます。繁忙期を皮切りに期間が始まるようにしておけば、特別条項を先に使い、残りの月は残業を抑える、という柔軟な運用ができます。特別条項を使わないのが一番ですが、調整の利く月を後半に残しておく考え方です。

手続きの時期も考えます。過半数代表者の選出や届け出には一定の手間がかかります。4月始まりだと、多くの会社が忙しい3月にこの作業が重なります。会社全体の繁忙期を避けた時期に起算日を置くと、従業員の側も労務の側も負担が軽くなります。

注意今の協定の途中で結び直して起算日を変えることは、原則として認められていません。どうしても変えるときは、新しい協定を守ることに加えて、元の協定の1年間の上限時間と、月45時間を超えられる回数も守り続ける必要があります。新旧の期間が重なる間は管理が大変になりますが、繁忙期を前半に置くために一度だけやる価値はあります(厚生労働省「改正労働基準法に関するQ&A」2-5)。

協定の結び方と届け出の手順

36協定は、事業場ごとに、労働者の過半数で組織する労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する人(過半数代表者)と結びます。過半数代表者は、次の条件をすべて満たす必要があります。条件を満たさない人と結んだ協定は無効です。

• 管理監督者ではない人を選んだか
• 「36協定を結ぶ代表者を選ぶ」と明らかにしたうえで、投票や挙手などの方法で選んだか
• 会社が指名したり、親睦会の幹事を自動的に充てたりしていないか

同じ過半数代表者の選び方は、就業規則を作ったり変えたりするときの意見の聴取でも使います(就業規則の記事)。

1. 協定の中身を決める残業させる業務と人数、1日・1か月・1年の上限時間、特別条項を付けるならその事由・上限・回数と健康を守る措置を決めます。
2. 過半数代表者と協定を結ぶ上の条件を満たす代表者と協定を結びます。
3. e-Govで届け出る協定届を、起算日の前日までに労基署へ届け出ます。電子申請なら紙で持っていく必要はありません。

届け出の期限の基準は、労基署が内容を見た日ではなく、届け出た日です。36協定は許可や承認を受けるものではなく、届け出ることで効力が出るものだからです。月末近くに出して「受け付けが後になって間に合わないのでは」と心配になるかもしれませんが、書類に不備があって直す場合を除けば、基本的には届いた日付で受け付けられます。とはいえ、不備に備えて余裕を持って出すに越したことはありません。

月の途中で残業時間を確かめる

上限を守れるかどうかは、月末に集計してから分かっても手遅れです。月の途中で、上限に近づいている人を見つけて止める仕組みが要ります。会社には、管理監督者を含めた全員の労働時間を、タイムカードやパソコンの記録などの客観的な方法で把握する義務もあります。

副業先でも雇われて働く人は、時間外労働と休日労働の合計の上限(単月100時間未満、2〜6か月の平均80時間以内)を、副業先の労働時間と通算して守る必要があります。副業先の労働時間を申告してもらう方法は、副業・兼業の記事で説明しています。

• 勤怠が毎日つけられているか(月末にまとめて入力されていないか)
• 一定の残業時間に達した人に、本人と上司へアラートが出るか
• 月末の着地の予測で、月45時間や協定の上限を超えそうな人がいないか
• 特別条項を使った回数が、年6回に近づいていないか
• 2〜6か月の平均が80時間を超えそうな人がいないか

月ごとの時間外労働と法定休日の労働の時間を入れると、月45時間・年6回・年720時間・単月100時間未満・2〜6か月平均80時間の5つの上限を、まとめて確かめられます。まだ来ていない月に見込みの時間を入れれば、着地の予測にも使えます。

管理監督者でも時間の管理は要る

「管理監督者だから残業時間の管理は関係ない」というのは、よくある誤解です。労働基準法の管理監督者(労働時間・休日の規定が適用されない人)にあたるかは、肩書ではなく実態で判断されます。経営者と一体的な立場にあるか、その職務の内容・責任と権限・勤務の態様・待遇がそれにふさわしいかを見ます。

また、管理監督者でも、深夜(22時〜5時)の割増賃金は払う必要があり、年次有給休暇も一般の社員と同じように与えます。労働時間の把握の義務も対象です。

残業代の請求は、過去3年分までさかのぼることができます。管理監督者の範囲を見直すなら、早いほど負担は小さくなります。

臨検で慌てないために

残業の管理でよくある失敗は、「いつの間にか長時間働いている社員がいた」「月末になって勤怠が入力されていないことが分かった」「36協定を出し忘れた」の3つです。どれも、ここまでの日々の運用を続けていれば、基本的には防げます。

労基署の臨検(立ち入り調査)を必要以上に怖がる必要はありません。出すべき届け出を確実に出し、その内容をしっかり守っていれば、基本的に指摘されることはありません。臨検のきっかけは、従業員からの通報や相談、出すべき届け出が出ていないことなどが多く、無作為に選ばれる調査もあります。まずは、臨検のきっかけや突っ込まれる材料を作らないよう、日々の運用でリスクをつぶしておきます。

調査の連絡が来たときの準備や、是正勧告を受けたときの是正報告書の出し方は、次の記事にまとめています。

詳しく読む労基署の調査(臨検)が来たらどうする?連絡から当日の対応、是正勧告後の是正報告書まで

残業代そのものの計算や、休日出勤の扱い、固定残業代については、次の記事にまとめています。

詳しく読む残業代の計算方法は?割増率と1時間あたりの単価、間違えないための確かめ方 詳しく読む振替休日と代休の違いは?割増賃金の差と、振替休日で回すための運用 詳しく読む固定残業代は入れるべき?有効になる条件と、超えた分の精算・求人票の書き方

制度の詳しい内容は、厚生労働省の時間外労働の上限規制 わかりやすい解説、改正労働基準法に関するQ&A、過半数代表者の要件、管理監督者の範囲の適正化のためにで確かめられます。届け出はe-Gov電子申請から行えます。

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