有給休暇は何日付与する?パートの比例付与から、付与・取得の管理を仕組みにする方法まで

年次有給休暇(有給)を何日付与すればよいか、付与日をどう管理すればよいかを、担当者の目線でまとめた記事です。付与日数の表と計算ツールに加えて、手作業を減らす付与の管理、契約を変えた人の扱い、年5日の取得を確実にする段取りまで扱います。

付与日数の表と計算ツール

有給は、入社から6か月続けて勤め、その間の出勤率が8割以上なら付与します。その後は1年ごとに、勤続年数に応じて日数が増えます。週4日以下で、かつ週30時間未満のパート・アルバイトの人は、働く日数に応じて少ない日数になります(比例付与)。

• 週30時間以上働く人は、日数に関係なく一番上の行(週5日以上と同じ日数)です。
• 月単位で日数を決めている人や、曜日が決まっていない人の判定は、次の節で説明します。

次のツールで、入社日と働き方を選ぶと、付与日と日数が分かります。

付与した有給は、使わなければ翌年に繰り越せますが、付与から2年で時効により消えます。そのため、手元に残る日数は最大で2年分(勤続6年6か月以上なら40日)です。

退職する人から、残っている有給をまとめて使いたいと言われたときの対応は、次の記事で説明しています。

詳しく読む退職時の有給消化は拒否できる?人手不足の会社が取れる4つの手と逆算スケジュール

パート・アルバイトの比例付与

比例付与になるかどうかは、「パートかどうか」という呼び方ではなく、契約で決めた働く時間と日数で決まります。

たとえば1日6時間・週5日の人(週30時間)は、パートでも通常の付与です。逆に、1日7時間・週4日(週28時間)の人は比例付与になります。

日数の計算式

早見表の比例付与の日数は、「通常の付与日数 × 週の所定労働日数 ÷ 5.2」を、1日未満切り捨てで計算したものです。5.2は、通常の働き方の人の週の所定労働日数として法令で決められている数です。

ふだんは早見表で足ります。ただ、従業員から「なぜこの日数なのか」と聞かれたときに、式で説明できると納得してもらいやすくなります。

月の日数で契約している人

週の曜日を決めずに「月◯日」で契約している人は、1年間の所定労働日数(月の日数 × 12)で区分を判定します。区分の境目は、年216日・168日・120日・72日です。早見表の「月の日数」の列は、毎月同じ日数で働く場合にこの境目へ当てはめたものです。

月◯日の契約は、社会保険の「週20時間」の判定でも、週ごとの増減を月の中に収める方法として使えます。たとえば1日5時間・月15日の契約なら、社会保険は週20時間を下回り(週約17.3時間)、有給は週4日の区分です。社会保険の判定の考え方は、次の記事で説明しています。

詳しく読む106万円の壁と130万円の壁の違いは?撤廃後に残る「週20時間」と手取りの確かめ方

シフト制で、働く日数が決まっていない人

シフト表で初めて働く日が決まり、契約に週や月の日数を書いていない人は、付与日の時点の所定労働日数が出しにくくなります。厚生労働省は、シフト制で働く人の雇用管理の留意事項を2026年6月19日に改正し、このような場合は、実績の労働日数を1年間の所定労働日数とみなして付与日数を出してよいことをはっきりさせました(厚生労働省のリーフレット「『シフト制』で働く場合の年次有給休暇について」)。

契約で「月10日程度」のような目安の日数を決めている場合、入社6か月の付与では、目安の日数が実績から出した日数より多いときに限り、目安の日数を使えます。入社1年6か月後より後の付与では、目安の日数は使えず、実績で数えます。勤怠システムで、付与日の前の6か月・1年の出勤日数を出せるようにしておくと、付与のたびに迷わずに済みます。

付与の条件: 出勤率8割

付与の条件の「出勤率8割」は、出勤した日を、会社が決めた労働日(全労働日)で割って計算します。次の日は、休んでいても出勤したものとして数えます。

育児休業・介護休業の手続きの流れは、育児休業・介護休業の手続きの記事にまとめています。

付与の日数そのものを間違えることは、システムで自動付与していればまずありません。それより多いのは、従業員からの「付与されていない」という問い合わせです。欠勤が多くて出勤率が8割に届かず、本人が付与されるはずと思っていた日に付与されない、というケースです。現場では、付与日が近づいた人の出勤率を見て、「今のままだと付与されません」と本人に前もって知らせるようにしておくと、問い合わせが減ります。

付与日の管理は自動付与に任せる

付与日は入社日ごとに違うので、人数が増えるほど「今月は誰に何日付与するか」の管理が大変になります。

入社日ごとの付与日をやめて、全員の付与日を年1回などにそろえる「一斉付与(斉一的取扱い)」を使う会社もあります。付与の手間が減るだけでなく、年5日の取得の管理もしやすくなります。

一斉付与は管理が楽になる一方で、入社した時期によって「自分は最初の付与が早い・遅い」と感じる人が出ます。従業員に不利にならない形(前倒し)で設計していることを、就業規則と一緒に説明できるようにしておきます。

契約を変えた人の日数と賃金

パート・アルバイトの人は、働く日数や時間を途中で変えることがよくあります。有給の日数と、取ったときの賃金は、それぞれ次のタイミングの契約で決まります。

定年の後に再雇用した人のように、契約の形が変わっても実態として同じ会社で働き続けている人は、勤続年数を通算して付与日数を決めます。再雇用の進め方は、定年後の再雇用の記事で説明しています。

有給を取った日の賃金

有給を取った日の賃金は、次の3つのうち、就業規則で決めた方法で払います。

現場では、ほとんどの会社が「通常の賃金」で払っています。平均賃金や標準報酬日額も制度としては選べますが、多くの場合は通常の賃金より低くなります。世の中の多くの会社が通常の賃金で払っている中で、それを下回る方法をあえて選ぶのは現実的ではありません。基本は、その人の通常の賃金を払うと考えておけば十分です。

時給で働く人や、日によって勤務時間が違う人は、「その日に働くはずだった時間」で計算します。シフトで時間が決まっていない日に取る場合の決め方は、あらかじめ就業規則やシフトのルールで決めておきます。

時間単位年休と半休

有給は1日単位で取るのが原則ですが、会社の決め方によって、もっと細かい単位でも取れます。

時間単位年休の労使協定では、対象になる人の範囲、時間単位で取れる日数(5日以内)、1日分の有給が何時間にあたるか、1時間以外の単位で取らせる場合はその単位、を決めます。

時間単位年休や半休は、フレックスタイム制など柔軟な働き方を入れている会社なら、使いどころがあります。ただ、どちらも会社の義務ではありません。管理の手間も増えるので、必要になるまで急いで入れなくてよい、というのが現場での考え方です。

年5日の取得を確実にする段取り

年10日以上の有給を付与した人には、付与した日(基準日)から1年以内に、5日を取らせる義務があります。本人が自分で取った日と、計画的付与で取った日は、5日に数えます。足りない分は、会社が本人の意見を聞いたうえで取る日を指定します(時季指定)。時季指定をするなら、その対象と方法を就業規則に書いておく必要があります。就業規則に足すときの手順は、就業規則の記事で説明しています。

計画的付与は、労使協定を結べば、有給のうち5日を超える分について、取る日を会社があらかじめ決めておける仕組みです。夏休みや年末年始に全社で休む日にあてる方法や、部署・個人ごとに取る日を計画表で決める方法があります。ここで取った日も年5日に数えるので、取らない人が多い職場では、年5日を確実にする手段になります。

比例付与の人でも、勤続年数が長くなって1回に10日以上付与されるようになると対象になります。週4日の人は勤続3年6か月の付与から、週3日の人は勤続5年6か月の付与からです(週2日以下の人は、最大7日なので対象になりません)。

あわせて、人ごとに付与日・日数・取った日を記録した「年次有給休暇管理簿」を作り、保存します。保存期間は、有給を与えた期間中とその後5年間で、当分の間は3年間でよいとされています。勤怠管理システムの有給の画面を、そのまま管理簿として使える場合も多くあります。

「本人が遠慮して取らなかったから義務を果たせなかった」は通らない、というのが今の実情です。会社の側も、取れるように工夫することが求められています。

1. 付与から半年で、全員の取得状況を確かめる付与から6か月四半期ごとに見られればなおよいですが、少なくとも半年の時点では必ず一度確かめます。
2. 月1回ペースに届かない人に声をかける残り4か月たとえば残り4か月で、まだ5日残っている人には、取得を促す声かけを強めます。まとめて取る予定がある人は、その予定を確かめます。
3. 個別に取る日を出してもらう残り3か月を切ったら全体へのお知らせではなく、一人ずつ「いつ取るかを出してください」と頼み、返事をもらって確実に追いかけます。
4. それでも届かない人は時季指定をする期限の前本人の意見を聞いたうえで、会社が取る日を指定します。

詳しいルールは、厚生労働省の年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説と、確かめよう労働条件(年次有給休暇)にまとまっています。

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