休職・復職の対応は何をどの順で?診断書から休職中の連絡、復職の判断、期間満了まで

社員の長い病欠やメンタルの不調に、初めて向き合うことになった担当者・上司に向けて、休職に入るときから、休職中の対応、復職の判断、休職期間の満了までを順にまとめた記事です。休職は、法律で中身が決まっている制度ではありません。どう進めるかの答えは、自社の就業規則に書いてあることがすべての出発点です。規則に書くべきことと、書いてあるとおりに進めるための段取りを説明します。

休職から復職・満了までの流れ

休職とは、業務外の病気やけがなどで長く働けない社員について、社員の身分を残したまま、一定の期間、働く義務を免除する扱いです。休職の定義や期間、復職の条件は労働基準法に定めがなく、会社が就業規則で決めます。そのため、流れも就業規則に沿って組み立てます。

1. 診断書を受け取る休職の起点主治医の診断書(産業医がいれば、その意見)をもとに、休職に当たるかを就業規則で確かめます。
2. 休職を決めて本人に説明する休職に入る前休職の期間と満了日、休職中の給与・保険料・連絡のしかた、復職の手続きを、規則に沿って伝えます。
3. 休職中の手続きを回す休職中社会保険料の本人負担分を回収し、傷病手当金の申請の会社の欄を書きます。連絡は、入るときに決めた範囲にとどめます。
4. 復職を判断する本人の申し出を受けて主治医の「復職可」の診断書に加え、規則で決めた手順(産業医の面談など)で、職場で働ける状態かを確かめます。
5. 復職後を見守る、または満了を迎える復職後・満了日復職したら勤怠と体調を見守ります。満了日までに復職できなければ、規則に沿って退職などの手続きに進みます。

まず就業規則を確かめる

休職の扱いで迷ったとき、判断の大前提になるのは就業規則にどう書いてあるかです。就業規則を作るときに、休職については必ず何かしらの文言が入っています。必要な書類、勤続年数によって休職できるかどうかや期間がどう変わるかなど、書いてある内容と、その書きぶりの意図を整理しておきます。

厚生労働省のモデル就業規則にも休職の規定例があり、休職事由が消えたら原則として元の職務に戻すこと、満了してもなお治らず働けないときは満了をもって退職とすることが例として書かれています。休職の定めがある会社では、採用のときに明示する労働条件の1つでもあります(厚生労働省「労働基準法の基礎知識」)。

注意すでにある規定に、期間の通算や再休職の定めを新しく加えることは、社員にとって不利益な変更になりえます。変更の手続きと内容に無理がないかを、社会保険労務士などの専門家に確かめてから進めます。

休職に入るとき

休職に入るときの段取りは、多くの場合、診断書が起点になります。主治医から療養が必要という診断書が出れば、休職に入ります。産業医がいる会社では、産業医の指示で休職に入ることもあります。どちらの場合も、就業規則に書いてある流れに乗せます。ただ、診断書が出る前の段階で、すでに流れから外れていることがあります。

マネージャーに伝えるときは、「体調不良による欠勤が続いたら」「理由を問わず欠勤が◯日を超えたら」のように、人事に知らせる基準を具体的にしておくと、現場が迷わずに動けます。

休職に入るときに、本人に伝えることを一覧にします。口頭だけでなく、書面やメールで残しておくと、後から「聞いていない」となるのを防げます。

• 休職の開始日と、就業規則による休職の期間・満了日を伝えたか
• 休職中の給与の扱い(無給か、有給の期間があるか)を伝えたか
• 社会保険料の本人負担分の払い方(振込先・期日)を伝えたか
• 傷病手当金の申請書と記入例を渡し、進め方を伝えたか
• 休職中の連絡の窓口と頻度、次に話す時期を決めたか
• 復職するときに必要な書類と手順(診断書・面談など)を伝えたか
• 満了日までに復職できないときの扱いを、規則に沿って伝えたか

休職中のお金の手続き

休職中も、社会保険の資格は続きます。産前産後休業や育児休業と違って保険料の免除はないので、給与が出ない月も、会社の負担分と本人の負担分の保険料がかかります。

本人の負担分は、毎月振り込んでもらう形で回収する会社が多くあります。回収のために定期的に連絡を取ることになるので、休職に入るときに「保険料の件で毎月ご連絡します」と伝えておきます。そのやり取りのどこかで、今後のことをもう一度話しましょう、と切り出すと、必要以上に連絡を増やさずに済みます。住民税の特別徴収も、給与から引けない月の扱いを市区町村の手続きに合わせて決めておきます。

傷病手当金のしくみ

業務外の病気やけがで働けず、給与が出ないときは、健康保険から傷病手当金が出ます。協会けんぽの場合の主な要件と額は次のとおりです。

• 業務外の病気やけがの療養のための休業で、仕事に就けないこと
• 連続する3日間(待期。有給休暇や土日も含む)の後、4日目以降の休んだ日が対象
• 休んだ期間に給与が出ていないこと(傷病手当金より少ない給与なら差額が出る)
• 支給される期間は、支給を始めた日から通算して1年6か月

申請書は医師の欄から集める

協会けんぽの傷病手当金の申請書は4ページで、書く人が分かれています。

申請は、会社が用紙を渡し、記入例を見ながら本人に埋めてもらう形が基本です。申請の中で一番時間がかかり、しかも外部が絡むのは、必ずある医師の記入のページです。医師のページと本人のページがそろわないと、会社のページも書けません。本人に主導してもらい、まず医師の記入から用意してもらうのが一番スムーズです。

申請は一般に、1か月ごとなど期間を区切って、休んだ期間が過ぎてから出します。傷病手当金を受ける権利は、働けなかった日ごとにその翌日から2年で時効になります。協会けんぽでは電子申請もできます。

復職の判断

本人から「復職したい」と申し出があったら、厚生労働省の心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引きの流れに沿って判断すると、迷いが減ります。メンタルヘルスの不調以外の病気でも、考え方は同じです。

1. 主治医の「復職可」の診断書を受け取る本人から、主治医の復職可能の判断が書かれた診断書を出してもらいます。
2. 職場で働けるかを確かめる産業医の面談などで、職場で求められる仕事ができる状態かを確かめ、復帰後の働き方(勤務時間・業務の範囲)の案を作ります。
3. 会社が最終的に決める産業医などの意見をふまえ、会社が復職の可否と復帰の日、復帰後の働き方を決めて本人に伝えます。

手引きは、主治医の判断は日常生活での回復の程度をもとにしていることが多く、職場で求められる業務の遂行能力まで回復しているとは限らない、としています。主治医の診断書だけで復職を決めず、仕事の内容を主治医に伝えて意見を求めたり、産業医の意見を聞いたりしたうえで、最終的には会社が決めます。

判断の場面ごとの扱いをまとめます。

正式に復職を決める前に、試し出勤(本来の職場に試験的に一定期間通う)や、通勤訓練などの制度を設けることもできます。導入するときは、その間の賃金の扱いや、けがをしたときの扱い、社内での位置づけを先に決めておきます。

復職後の再発に備える

復職できても、体調の波で休みがちになることがあります。再発が心配なケースほど、診断書以外の基準も規則に入れておくと、判断に迷わずに済みます。

特に産業医がいない会社では、復職後に勤怠が安定しなかったときに、もう一度休職に入る定めを就業規則に設けておきます。復職のときに会社が心配しているのは、多くの場合、休みが増えることです。そこで、診断書のほかに、連続した欠勤の日数や、連続でなくても一定の期間に何日以上休んだら、という基準で休職に入る定めを置いておきます。もちろん、予想に反して働き続けられれば、それに越したことはありません。

あわせて、復職後一定の期間内に同じ病気や似た病気で休むときは、前の休職期間と通算する定めを置いておくと、復職と休職が繰り返されても、期間の上限が決まります。

休職期間が満了するとき

休職期間が満了しても復職できないとき、扱いは就業規則の定めによります。「満了の日をもって退職とする」と定めていれば退職(自然退職)に、「解雇する」と定めていれば解雇の扱いになり、解雇なら30日前の予告か解雇予告手当が要ります。

規則で退職と定めていれば、休職期間が満了したときは退職になります。それを満了の間際に急に伝えるのではなく、満了の1〜2か月前に本人と話す機会に、「この時期までに復職が難しければ、規則上、退職になってしまいます」と伝えておきます。休職に入るときに決めておいた「次に話す時期」を、ここに合わせておくと自然です。

注意病気の原因が仕事にある(業務上の病気)場合、療養のために休んでいる期間とその後30日間は、解雇できません(労働基準法19条)。メンタルの不調で長時間労働やハラスメントが疑われるときは、満了の扱いを決める前に、業務との関係を確かめ、専門家に相談します。

退職したあとも、退職日までに健康保険に続けて1年以上入っていて、退職日に傷病手当金を受けているか受けられる状態であれば、退職後も傷病手当金を受け続けられます。退職日に出勤すると、この条件を満たさなくなることがあるので、本人に伝えておきます。退職の書類と社会保険の資格喪失の手続きは、次の記事で説明しています。

詳しく読む退職・解雇の手続きは何をどの順で?最終出勤日までの段取りと書類、解雇予告手当の計算まで 詳しく読む社会保険の資格取得届・喪失届はいつまでにどこへ?入社・退職の手続きの早見表と段取り

上司のラインケアと会社の規模

メンタルヘルスの対策というと大がかりな施策を考えがちですが、現場で効くのは、上司が部下の変化に気づき、話を聞き、必要なら相談先につなぐこと(ラインによるケア)です。会社は、上司が一人で抱え込まないよう、どこまでが上司の役割で、どこから人事や産業医に任せるのか、守るべきラインを示しておきます。厚生労働省の労働者の心の健康の保持増進のための指針は、本人のセルフケア、上司のラインによるケア、産業医などによるケア、外部の専門機関によるケアの4つを続けて行うことを求めています。

会社の規模で変わるのは、産業医とストレスチェックです。常時50人以上の労働者がいる事業場は、産業医を選任し、年に1回ストレスチェックを行う義務があります。50人未満の事業場は、産業医の選任の義務はありませんが、地域産業保健センターで医師の意見や面接指導を無料で受けられます。ストレスチェックは、2025年の労働安全衛生法の改正で、50人未満の事業場も2028年4月1日から義務になります(こころの耳「ストレスチェック制度について(労働者数50人未満の事業場)」)。ストレスチェックの実施の流れと、結果を誰が見てよいかは、ストレスチェックの記事にまとめています。働く人のメンタルヘルスについては、厚生労働省のポータルサイトこころの耳に、事業者向けの情報がまとまっています。

職場の人間関係が不調のきっかけになっている場合は、ハラスメントへの対応もあわせて考えます。

詳しく読むハラスメント防止で会社がやることは?相談窓口・調査・処分の流れと、カスハラ対策の義務

規則どおりに説明できる準備

休職と復職の対応で一番大切なのは、就業規則に書いてあることを、そのとおりに本人に説明できる状態にしておくことです。休職に入るときに期間と満了日、連絡の取り方と次に話す時期を握り、傷病手当金は医師の欄から本人主導で集める。復職は主治医の診断書だけで決めず、規則で決めた手順で会社が判断する。満了の1〜2か月前には、規則上の扱いを伝える。この順番を一度作っておけば、初めての休職者が出ても慌てずに済みます。

制度の中身は、次の一次情報で確かめられます。傷病手当金の要件・額・退職後の継続給付は協会けんぽの傷病手当金、申請書と記入例は健康保険傷病手当金支給申請書、業務上の病気による解雇の制限は栃木労働局の解雇制限(第19条)にあります。

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