退職・解雇の手続きは何をどの順で?最終出勤日までの段取りと書類、解雇予告手当の計算まで

退職者の手続きに不安を感じている担当者と、問題のある社員への対応に悩む経営者に向けた記事です。退職の申し出から最終出勤日、退職後に出す書類までの段取りと、退職勧奨・解雇の基本、解雇予告手当の計算をまとめます。手続きの一覧より、「何をどの順で済ませれば、退職後に仕事を残さないか」を中心に書きます。

申し出から退職日の後までの流れ

期間の定めのない雇用では、本人はいつでも退職を申し出ることができ、会社が認めなくても、申し出から原則2週間で退職になります。就業規則で「1か月前までに申し出る」と決めている会社も多いですが、引き継ぎのためのお願いとして伝えることはできても、2週間を超えて引き止める根拠にするのは難しいと考えておきます。申し出があった時点から、限られた日数で段取りを組むことになります。

1. 申し出を人事に上げる申し出の当日〜本人から申し出を受けた上司が、すぐに人事へ知らせます。退職日や最終出勤日がまだ決まっていなくても、辞めることが決まった時点で人事が把握できるようにします。
2. 退職日と最終出勤日を決める申し出から数日雇用契約が終わる「退職日」と、最後に出社する「最終出勤日」を分けて決めます。残っている有給を取る人は、この2つの日が離れます。
3. 案内を渡し、必要な書類を聞く最終出勤日より前退職後の保険や住民税、会社が出す書類を1枚の案内にまとめて渡し、離職票などが要るかを確かめます。
4. 回収して、最後の説明をする最終出勤日貸与品や資格確認書を、その場で回収しきります。資格確認書を退職日まで使いたい人には、郵送で返してもらう手はずを決めておきます。
5. 届け出と書類の発行退職日の後社会保険・雇用保険の資格喪失届、住民税の異動届を出し、源泉徴収票などを渡します。

退職時の有給の扱い(取得の申し出は拒めるか、引き継ぎとの両立)は、次の記事で詳しく書いています。

詳しく読む退職時の有給消化は拒否できる?人手不足の会社が取れる4つの手と逆算スケジュール

最終出勤日までに済ませること

回収物は、最終出勤日を過ぎてから追いかけてもなかなか戻りません。退職した本人にとっては優先度が下がり、連絡も取りにくくなるからです。最終出勤日に担当者が立ち会い、その場ですべて回収しきるのが基本です。店舗や拠点が離れている場合は、回収するもののリストを現場の責任者に渡し、その日のうちに終わらせてもらいます。

• 退職届を受け取ったか(紙・電子・システム上のやり取りなど、形は会社によって違う)
• 社員証・鍵・パソコンなどの貸与品を回収したか
• 資格確認書を、扶養の家族の分も回収したか(退職日まで使う人は、郵送で返してもらう手はずを決めたか)
• 離職票・資格喪失の証明が要るかを、本人に確かめたか
• 源泉徴収票などの送り先(退職後の住所)を確かめたか
• 住民税を一括で引くか、普通徴収に切り替えるかを本人に伝えたか
• 最後の給与の支払日と、引くもの(社会保険料・住民税)を伝えたか

従来の健康保険証は2025年12月1日を最後に使えなくなり、マイナ保険証が基本になりました。マイナ保険証も資格確認書も、この会社の健康保険で使えるのは退職日までです。資格確認書は有効期限内でも退職日の翌日からは使えず、使ってしまうと医療費の返還を求められます。協会けんぽの場合、回収した資格確認書は資格喪失届に添えて出します。

退職後に会社が出す書類

書類によって、全員に出すものと、本人が求めたときに出すものがあります。ここを分けておくと、発行の手間を減らせます。

雇用保険の資格喪失を電子申請で届け出た場合、本人のマイナンバーが雇用保険に届け出てあり、本人がマイナポータルと雇用保険のサービスを連携していれば、離職票は本人のマイナポータルに直接届き、会社から送る必要がなくなります(2025年1月20日から)。源泉徴収票は希望にかかわらず全員に出す書類なので、ここだけは「希望者だけ」にしません。電子で渡す場合は、本人の承諾が要ります。

資格喪失届の期限(健康保険・厚生年金は5日以内)や書き方は、次の記事にまとめています。

詳しく読む社会保険の資格取得届・喪失届はいつまでにどこへ?入社・退職の手続きの早見表と段取り

退職後の保険と住民税の案内

退職後の健康保険の話は、本人の予定で分かれ道を作ると伝わりやすくなります。「次の会社にすぐ入る」なら、任意継続や国民健康保険の説明はいりません。案内の1枚には、次のような分岐を入れておきます。

次の会社に入らない人は、年金も国民年金への切り替えが要ります。自分で保険料を納める人(第1号被保険者)は、退職日の翌日から14日以内に、住所地の市区町村で手続きします。配偶者の扶養に入る人(第3号被保険者)は、配偶者の勤務先を通じて手続きします。

説明で一番ややこしいのは住民税です。その人が給与から引く特別徴収なのか、自分で払う普通徴収なのかを、まず会社が把握しておきます。特別徴収の人は、退職した時期で扱いが変わります。1月1日から4月30日までに退職した人は、残りの税額を最後の給与などから一括で引くのが原則です。6月から12月の退職では、本人が申し出れば一括で引き、そうでなければ普通徴収に切り替えます。

詳しく読む住民税の特別徴収はどう進める?6月の切り替えと入社・退職の手続き、通知書の電子化まで

退職勧奨と解雇の違い

会社から雇用を終わらせる方法には、退職を勧めて本人に同意してもらう「退職勧奨」と、会社から一方的に終わらせる「解雇」があります。

解雇には、能力や勤務態度を理由とする普通解雇、規律違反への懲戒としての懲戒解雇、経営上の人員整理である整理解雇があります。どれも、就業規則に理由が書いてあるだけでは足りず、個別の事情から有効かどうかが判断されます。業務上のけがや病気で休んでいる期間と、その後30日間、産前産後の休業期間と、その後30日間は、原則として解雇できません。

退職勧奨も、回数や時間、言い方によっては退職の強要とされ、損害賠償の対象になることがあります。面談では「退職しなければ解雇する」といった言い方をせず、日時・出席者・伝えた内容を記録に残します。

問題のある社員への対応

退職・解雇で最後のよりどころになるのは就業規則です。どんな場合が退職や解雇に当たるか、懲戒にはどんな種類があるかを組み立て、「こういうことが起きたら、この規定で、こういう手続きになる」と、起きる前に一度シミュレーションしておきます。

解雇や退職をめぐる対応は、時間がかかり、担当者も疲れ切ってしまいがちです。費用がかかっても、ノウハウのある社会保険労務士や弁護士に任せ、社内だけで抱え込まない方がよい場面です。一方で、対応を重ねながら、自社でできる範囲を少しずつ広げていく視点も持っておきます。

注意評価で報酬を下げるのは、賃金規程の評価制度にもとづく範囲で行います。懲戒としての減給は、1回の額が平均賃金の1日分の半額まで、総額が1回の賃金支払期の賃金総額の10分の1までと、法律で上限が決まっています。

連絡が取れない社員への対応

無断欠勤が続き、連絡も取れなくなる社員は、どの会社にも起こりえます。「連絡が取れないから何もできない」とならないよう、手続きを進める道を就業規則で先に作っておきます。具体的には、無断欠勤や連続した欠勤が一定の日数に達したときを、自然退職(当然退職)の事由として定めておきます。

このとき、自然退職の定めと、無断欠勤を理由とする解雇は、別のものとして分けて考えます。

どちらで進めるにしても、欠勤が続いた段階で、出勤を促す連絡を一度入れておきます。本人の電話・メールに加え、緊急連絡先にも連絡し、送った日時と内容を記録に残します。

(督促の文面の例)「◯月◯日から無断での欠勤が続いています。◯月◯日までに出勤するか、会社に連絡してください。このまま欠勤が続いた場合、就業規則第◯条により退職の扱いとなります。」

病気やけがによる休職の期間が満了したときも、就業規則の定めによって、退職(自然退職)か解雇かが決まります。満了の前に本人へどう伝えるかは、休職と復職の記事で説明しています。

解雇予告手当と平均賃金

解雇するときは、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金(解雇予告手当)を払います。予告の日数は、手当を払った日数だけ短くできます。たとえば解雇日の10日前に予告したなら、足りない20日分の手当を払います。予告の日数は、予告した日の翌日から解雇日までで数えます。

• 手当は、解雇の申し渡しと同時に払います。
• 日々雇い入れる人、2か月以内の期間を定めて雇う人、試用期間中(14日以内)の人などは、予告が要りません(その期間を超えて使用した場合を除く)。
• 本人の責任による解雇でも、予告も手当もなしに即時に解雇するには、事前に労働基準監督署長の認定(解雇予告除外認定)が要ります。
• 解雇予告手当は、税金の上では退職所得として扱います。

平均賃金の計算

平均賃金は、原則として、直前の賃金締め日からさかのぼった3か月に払った賃金の総額を、その期間の暦日数で割って出します。賞与など3か月を超える期間ごとに払う賃金と、臨時の賃金は総額に入れません。業務上のけがや病気での休業、産前産後休業、育児・介護休業、会社の都合による休業、試用期間があれば、その日数と賃金を除きます。銭未満の端数は切り捨ててかまいません。

次のツールで、自分の会社の数字で計算できます。3か月の暦日数と賃金の総額(月給など決まった額の部分と、日給・時給の部分を分けて)、日給・時給の部分があれば労働日数、予告の日数を入れると、最低保障額と比べた平均賃金と、解雇予告手当の額が出ます。

退職も解雇も、会社が「権利」としてできることは、思っているより少ないものです。個別の事情で答えが変わるため、ここに書き切れないことも多くあります。基本の段取りを押さえたうえで、一件ずつの対応を積み重ねながら経験を積んでいくことが大切です。入社のときの雇用契約と試用期間の注意は入社手続きの記事、社会保険の全体像は社会保険の実務の記事にまとめています。

この記事の内容は、厚生労働省のモデル就業規則(令和7年12月)、東京労働局の解雇のルール、確かめよう労働条件の解雇予告のQ&Aと退職勧奨の裁判例、長野労働局の平均賃金の計算方法、国税庁の源泉徴収票の交付(No.7411)・電子交付のQ&A・解雇予告手当の扱い(所得税基本通達30-5)、愛知労働局の離職証明書の書き方、新潟労働局のマイナポータルでの離職票の受け取り、ハローワークの特定受給資格者の範囲、協会けんぽの任意継続と資格確認書の返却、日本年金機構の国民年金の加入手続き、江東区の特別徴収の案内で確かめられます。

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